כניסת משתמשים

סגור x

הסבר למילוי דוחות‎

 

תהליך מילוי דוחות הנוכחות ואישורם:

 

יצרנו עבורכם סרטון המדגים את השימוש במערכת מילוי דוחות הנוכחות המקוונים. מוזמנים להדליק רמקולים ולעקוב אחר ההוראות. לחצו כאן לכניסה לסרטון

 

להלן גם מדריך כתוב למילוי ושליחת דוחות הנוכחות:

 

הסבר כללי:

המתנדב ממלא את הנוכחות שלו, יכול למלא בכל יום/בסוף חודש והנתון ישמר.

לאחר סיום החודש ומילוי כל הדוח המתנדב יאשר את הדוח. (לאחר אישור הדוח אין אפשרות לשנות בדוח פרטים)

הדוח יועבר לאישור המפעיל והרכז/ת.

·         הזנת שעות בצורה תקינה:

ניתן להזין שעות בדו"ח בשתי הצורות הבאות: 8:00, 0800 או 08:00. דוחות בהם יוזנו המספרים בצורה אחרת לדוגמה: 08.00 , לא יקלטו בדו"ח ויהיה צורך לצאת מהדו"ח ולהיכנס אליו מחדש בכדי למלא אותו שוב בצורה תקינה.

·         דו"ח שנשלח בטרם הוזן:

יש לשים לב לא לשלוח את הדו"ח בטרם מולאו בו כל הימים.

במידה והדו"ח נשלח בטעות ובטרם סיימת למלא, יש ליצור עמנו קשר בדוא"ל dochot1800@gmail.com   או במוקד האגודה 1800-233-133.

הסבר מילוי הדוח:

כיצד נכנסים:

אתר האגודה - מסלול לבנות דתיות - כניסה לאתר (ת.ז + סיסמה) - פרופיל שלי - דוחות נוכחות.

https://sherut-leumi.co.il//datiot//images/הסבר%20מילוי%20דוחות%201.JPG 

 

מגיעים למסך המסכם את כל נתוני הדוחות נוכחות

 

דף פרטי המתנדב:

 

https://sherut-leumi.co.il//datiot//images/הסבר%202למילוי%20דוחות.JPG 

המסך מחולק ל - 3 חלקים:

1.      פרטי המתנדב
שם, ת.ז ותקופת שרות
תקופת שרות - מראה את מס' הימים הנגזרים מתקופות השרות הרשומות במערכת האגודה.
לדוגמא: מתנדב ששרת באגודה 200 יום ובנוסף הועבר אלינו אישור שרות מעמותה אחרת על תקופה של 165 יום - מס' הימים שיירשם הינו 365 יום.

2.      סיכום
הצגת תמונת המצב למתנדב הכוללת את ימי השרות, השעות, ימי מחלה וימי חופשה.
הסיכום מחולק לשנה ראשונה ושניה לצורך חישוב כל שנה בנפרד.
- ימי חופשה שניצלת - ימי חופשה שנוצל מתוך מכסת ימי החופשה להם המתנדב זכאי. (למתנדב מגיע 22/24/26 בהתאמה למס' ימי השרות בשבוע שמשרת (5,5/6,6))
ימי מחלה - בגין כל יום מחלה שהוכנס בדוחות הנוכחות הינך נדרש לשלוח לרכז/ת את האישור הרפואי בכדי שיום המחלה לא ירד ממכסת ימי החופשה המיועדים לך.
- ימי מחלה מאושרים - ימי מחלה שהתקבל עבורם אישור רפואי.
- ימי מחלה לא מאושרים - ימי מחלה שלא העביר בגינם אישור רפואי לרכז, ימים אלה נחשבים כיום חופש עד להעברת אישור המחלה.
- חוסר בימים עקב חוסר בשעות - כל השעות החסרות שהצטברו מתחילת השרות, יומרו לימים לצורך חישוב השלמת ימים.
- סה"כ ימי השלמה - מספר הימים שהמתנדב צריך להשלים. (כולל - "ימי חופשה שניצלת" + "ימי מחלה לא מאושרים" + "חוסר בימים עקב חוסר בשעות" - "ימי החופשה המגיעים למתנדב").

3.      סיכום + מצב נוכחות לפי חודשים
טבלה המסכמת בכל חודש את מצב הגשת הדוח וסיכום הימים באותו חודש.
כמו כן ניתן להגיע דרך הטבלה לדוח הפרטני של אותו חודש ע"י לחיצה על שם החודש.


 


דף נוכחות לחודש

 

https://sherut-leumi.co.il//datiot//images/הסבר%20למילוי%20דוחות%203.JPG 

המסך מחולק ל - 2:

1.      פרטי המתנדב -
ימי עבודה בשבוע - מספר ימי עבודה שמוגרים למתנדב לשרות.
חוסר שעות למתנדב - הפרש השעות שצריך לשרת מול השעות ששרת בפועל.
סה"כ שעות למתנדב החודש - סך השעות שהמתנדב שרת החודש מתוך סך השעות שאמור לשרת בחודש הנוכחי.

2.      נוכחות לחודש _________ (החודש הנוכחי)
- שעת התחלה - שעה שהגיע למקום שרות.
- שעת סיום - שעה שיצא ממקום השרות.
- פעילות אחה"צ - יש לציין את השעות שהמתנדב שרת אחה"צ (במקרה של פיצול או שעות מעבר לתקן כמו קומונרית, חונכויות ועוד...)
- סיבת היעדרות - במקרה של העדרות יש לציין את הסיבה לכך.
- סיכום שעות - סך השעות ששרת באותו יום.

 

שימו לב למילוי הנכון של השעות. המשבצת הריקה הראשונה נועדה למילוי שעת התחלה; משבצת ריקה שניה נועדה למילוי שעות סיום; משבצת עם חיצים ראשונה נועדה למילוי שעות פעילות אחה"צ; ומשבצת עם חיצים שניה נועדה לציון סיבת היעדרות.


 


לאחר מילוי הדוח יש לאשר את הנתונים בלחיצה על כפתור "שלח"

https://sherut-leumi.co.il//datiot//images/הסבר%20למילוי%20דוחות%204.JPG 

לאחר אישור הדוח - אין אפשרות לבצע יותר שינויים בדוח ולכן יש לבדוק את היטב את הדוח.

 

הגדרות וכללים להכנסת דוח למערכת:

·         יש למלא גם שעת התחלה וגם שעת סיום כדי שהיום לא ייחשב כיום חופש (אם רשום רק שעת התחלה או רק שעת סיום, היום יחשב כיום העדרות).

·         המערכת תאפשר מילוי שעות רק על יום ושעה שעברו ולא על יום/שעות עתידיות.

·         מקסימום דיווח שעות עבודה ביום יהיו 12 שעות.

·         מינימום דיווח שעות עבודה ביום יהיה משעה אחת ומעלה.

·         בכל חריגה מכמות הימים המותרת בפסיכומטרי (3 ימים), אבל (7 ימים) וחתונה (7 ימים), הימים ייחשבו למניין ימי החופש.

·         מתנדב שמשרת 5 ימים בשבוע לזכותו חופשה בסך 22 יום.

·         מתנדב שמשרת 5/6 ימים בשבוע לזכותו חופשה בסך 24 יום.

·         מתנדב שמשרת 6 ימים בשבוע לזכותו חופשה בסך 26 יום.

·         עיכוב דמי כיס ודווח תקופת שירות למינהלת יתבצע עבור כל מתנדב שלא מילא דוח נוכחות או שהרכז/המעסיק לא אישרו את הדוח.

·         לאחר סיום ושליחת הדו"ח יש להיכנס אליו שנית ולבדוק שכל הנתונים נשמרו כראוי.

·         חופשות:

בדוחות מפורטים ימי השבתון הקבועים לדוגמה, ימי חגים ושבתות. ימי חול המועד מחושבים במערכת כחופש של חצי יום. ימי חופשה בעבודה שאינם לפי הימים שקבעה המנהלת נחשבים כימי חופשה ויורדים מסך ימי החופשה. ניתן להיכנס לקישור ללוח ימי החופשות של מנהלת השירות הלאומי.

 

כמו כן, לכל טעות, בעיה או שאלה, אתם מוזמנים לשלוח לנו דוא"ל dochot1800@gmail.com ולציין שם, ת"ז, ואת פירוט הבעיה ונשמח לחזור אליכם. ניתן לפנות אלינו גם דרך המוקד ב 1800-233-133.

 

מאחלים לכם הרבה הצלחה,

 

צוות האגודה להתנדבות