על המתנדב/ת חובה לדווח נוכחות יום ביומו ובזמן אמת למערכת האגודה להתנדבות, באמצעות אפליקציה ייעודית. על המתנדב/ת לעמוד במכסת ימי ושעות השירות שהוגדרו לו – ככלל נדרש לבצע 40 שעות שבועיות, למעט מתנדב/ת שאושרה לו/ה הפחתת שעות.
בסיום כל חודש על המתנדב/ת לחתום על דוח הנוכחות שביצע/ה. דוח זה יישלח לאחראי/ת השירות מטעם המפעיל, שנדרש/ת לחתום על הדוח עד לתאריך 6 לחודש העוקב.
חתימות אלו מאשרות את השירות שבוצע בפועל, ומאפשרות את תשלום דמי הכיס השוטף למתנדב/ת.
בתקופות בהם מקום השירות אינו פועל בדרך שבשגרה (כגון מוסד לימודי שפעיל במסגרת מצומצמת בחודשי הקיץ), באפשרות מקום השירות לפנות לרכז/ת האגודה להתנדבות ולתת למתנדב/ת אישור הפחתת שעות, שיאפשר לו/ה לעבוד פחות שעות, עד לרף תחתון של 30 שעות שבועיות. הפחתת השעות צריכה לקבל אישור גם על ידי הרשות לשירות לאומי אזרחי.
לחלופין במידה ומקום השירות סגור שלא בימי מועד (למשל בשל שביתה), המתנדב/ת ת/יהיה זכאי/ת למימוש חצי יום חופש בלבד בגין היעדרות ביום זה והחצי השני על חשבון המפעיל.
על המפעיל לתכנן מול המתנדב/ת ורכז/ת האגודה מראש את תקופת השירות והחופשים, ולאפשר למתנדב/ת לסיים את חובותיו ותקופת שירותו במלואן.
